Đồ dùng văn phòng phẩm là những công cụ đắc lực phụ trợ cho công việc hằng ngày của nhân viên trong các văn phòng của doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu sử dụng không hợp lý và không có phương án quản lý hiệu quả thì sẽ dễ gây lãng phí. Vậy quản lý danh mục văn phòng phẩm như thế nào để hiệu quả ?

Lập sổ kiểm soát danh mục văn phòng phẩm

Định kỳ, các công ty đều có nhu cầu bổ sung đồ dùng văn phòng phẩm để có thể thay thế hoặc đổi mới những món đồ đã cũ hoặc hết giá trị sử dụng. Những lúc như thế này, người quản lý danh mục văn phòng phẩm của công ty phải có một cuốn sổ kiểm soát để ghi chép lại mọi thông tin về số lượng, chủng loại sản phẩm đang được sử dụng. Và phân bố đều cho các phòng ban của công ty theo đúng nhu cầu sử dụng, không thừa cũng không thiếu, để tránh lãng phí và sử dụng đồ dùng một cách khoa học.

Lập danh sách để quản lý danh mục văn phòng phẩm hiệu quả

Lập danh sách để quản lý danh mục văn phòng phẩm hiệu quả

Với cuốn sổ kiểm soát danh mục văn phòng phẩm này, người ta có thể dễ dàng kiểm tra việc quản lý vật tư tại từng phòng. Nắm bắt được nhu cầu sử dụng ở từng phòng ban khác nhau và cũng dễ dàng hơn trong việc bàn giao cho người mới.

Phân loại và sắp xếp danh mục văn phòng phẩm

Đồ dùng khi nhập về công ty văn phòng phẩm nên được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, phổ biến nhất là chủng loại, giá trị, thiết kế,… và sắp xếp chúng vào những ngăn riêng biệt, vừa gọn gàng đẹp mắt, vừa dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và sử dụng trong nhu cầu hằng ngày.

Sắp xếp danh mục văn phòng phẩm khoa học

Sắp xếp danh mục văn phòng phẩm khoa học

Cần chú ý lên danh mục văn phòng phẩm gồm những đồ dùng có nhu cầu sử dụng thường xuyên và sắp xếp chúng trong một ngăn riêng ở ngoài cùng để có thể lấy nhanh chóng và tiện lợi nhất. Cuối cùng cũng đừng quên dán nhãn cho từng ngăn đồ dùng văn phòng phẩm để không phải mất thời gian tìm kiếm.

Trên đây cũng là những công việc mà các công ty văn phòng phẩm cũng thường làm để quản lý đồ dùng sản xuất của họ một cách khoa học và hiệu quả nhất. Xem tiếp phần 2 để tìm hiểu thêm về nhiều phương pháp quản lý danh mục văn phòng phẩm hiệu quả nhé.