Trong các văn phòng làm việc, phải sử dụng rất nhiều loại văn phòng phẩm cùng các loại giấy tờ khác nhau, với khối lượng giấy khá lớn như vậy thì việc bảo quản, sắp xếp giấy tờ là vô cùng quan trọng và cần thiết.

Tại sao phải sắp xếp ngăn nắp

Để không gian làm việc của bạn luôn ngăn nắp, không nên coi nhỏ việc sắp xếp giấy tờ, phải luôn được thực hiện làm sao cho hợp lý và khoa học nhất để tránh tình trạng thất lạc, bỏ sót hay làm mất. Cách đơn giản nhất để phân loại giấy tờ, tài liệu là cần sử dụng các loại bìa tài liệu, khay đựng tài liệu với các kích thước phù hợp. Những chiếc bìa đựng tài liệu tuy đơn giản nhưng sẽ vô cùng hữu dụng trong việc tạo một ngăn chứa phù hợp, lâu dài và khoa học. Chúng tạo nên tác phong chuyên nghiệp hiện đại, giúp văn phòng luôn luôn ngăn nắp, làm việc hiệu quả cao.

Tại sao phải sắp xếp giấy tờ

Tại sao phải sắp xếp giấy tờ

Đối với giấy tờ rời

Chúng ta gần phải nhớ rằng chỉ nên lưu giữ các tài liệu có cùng kích cỡ với nhau trong cùng một chỗ. Sự khác biệt về kích thước và khối lượng của giấy có thể làm cho giấy bị cong, bị gấp nếp, do đó không nên để các tài liệu bằng giấy rời trong cùng một khay đựng tài liệu với sách hoặc tài liệu có kích cỡ, đồ dày khác nhau.

Nên sắp xếp tài liệu ngăn nắp

Nên sắp xếp tài liệu ngăn nắp

Cũng nên lưu ý là chất axít từ giấy chất lượng kém thâm nhập vào bất cứ loại giấy nào khác mà nó tiếp xúc trực tiếp, vì vậy việc để riêng biệt các giấy kém chất lượng với giấy chất lượng tốt cũng rất quan trọng. Các mẩu tin cắt báo và các tài liệu bằng giấy rời kém chất lượng cũng không được để tiếp xúc trực tiếp với các văn bản quan trọng và các bản viết tay trên giấy chất lượng tốt hơn.

Sử dụng dụng cụ lưu trữ

Tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo… nên được đặt trong bìa kẹp tài liệu một cách cẩn thận, gọn gàng. Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong khay đựng tài liệu phù hợp với kích thước. Cần lưu ý không nên xếp quá đầy khay bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, và xếp ngược vô lại.