Văn phòng phẩm là những vật dụng thiết yếu ở văn phòng, những vật dụng nhỏ bé này nếu không biết cách tiết kiệm cũng có thể gây hao tổn kha khá chi phí cho văn phòng, công ty của bạn. Vậy phải mua sắm và sử dụng chúng như thế nào mới là hiệu quả và tiết kiệm chi phí?

Lời khuyên bổ ích cho những ai kinh doanh cửa hàng tạp hóa

Tiết kiệm văn phòng phẩm

Mua sắm văn phòng phẩm theo đúng nhu cầu

Lập danh sách những thứ cần mua, tại sao phải làm như vậy? Việc làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Ngoài ra, việc làm này còn giúp bạn dự đoán trước chi phí mua sắm, đưa ra những cân đo đong đếm sao cho phù hợp với ngân sách cho phép. Để lập được danh sách này tốt nhất bạn nên hỏi, khảo sát các trưởng bộ phận, phòng ban để biết nhu cầu văn phòng phẩm của từng bộ phận, phòng ban.

Lưu trữ văn phòng phẩm gọn gàng

Đồ dùng văn phòng phẩm cần được đặt ở một nơi nhất định, sắp xếp gọn gàng. Việc lưu trữ cẩn thận này sẽ giúp bạn theo dõi số lượng văn phòng phẩm còn hay hết, để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không, cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.

Đưa ra hạn mức sử dụng văn phòng phẩm

Đây là việc cần làm của phòng hành chính, cần xem xét và đưa ra định mức cho mỗi loại văn phòng phẩm và mỗi phòng ban riêng, quy theo định mức đó mà cấp phát, và kiểm soát số lượng văn phòng phẩm. Cuối mỗi quý, phòng hành chính nên rà soát lại xem định mức sử dụng văn phòng phẩm và nhu cầu sử dụng của từng phòng ban, từ đó đánh giá xem định mức này đã hợp lý chưa, cắt giảm hoặc bổ sung cho phù hợp.