Nhiều công ty doanh nghiệp hay phát hoảng lên với hóa đơn chi tiêu cho văn phòng phẩm tưởng nhỏ nhưng không phải nhỏ. Nếu không biết cách quản lý, sắp xếp cẩn thận dẫn đến tốn kém hay phát sinh rất nhiều chi phí không đáng có.

Tại sao phải sắp xếp và quản lý văn phòng phẩm đúng cách?

Đương nhiên đây là việc làm hết sức quan trọng trong mỗi công ty. Sử dụng văn phòng phẩm tối đa hết công suất một cách chuẩn xác sẽ tập được tính tiết kiệm, và kiểm tra chi tiết xem sản phẩm đó có tốt hay không, chất lượng như thế nào.

Sắp xếp văn phòng phẩm như thế nào cho hợp lý và gọn gàng ?

Sắp xếp văn phòng phẩm như thế nào cho hợp lý và gọn gàng ?

Đầu tiên, người quản lí hay thu mua nên ghi rõ từng mặt hàng theo nhu cầu của phòng ban cụ thể, có số liệu chính và lên kế hoạch chi tiết cần mua. Khi biết đúng số lượng định kỳ, sẽ tránh thất thoát, lãng phí, tính toán được chi phí cụ thể cho mỗi đợt mua sắm. Hơn hết, mua một lần theo số lượng lớn cụ thể giá cả lại rẻ, có nhiều ưu đãi hấp dẫn hơn. Bên cạnh đó, khi theo dõi chi tiết đồ dùng còn hay hết, tránh phí phạm và có thể mua kịp thời, tránh gián đoạn ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân viên.

 Hướng dẫn các cách quản lý và sắp xếp văn phòng phẩm

– Sắp xếp đồ dùng văn phòng phẩm vào từng hộp, bỏ vào ngăn bàn hay hộc tủ, những đồ nào không thiết nên bỏ đi để có sự gọn gàng, ngăn nắp trong kho lưu trữ đồ.

– Dọn bàn làm việc, lau bụi bẩn thường xuyên.

– Nếu có hộc tủ đựng đồ bạn nên cất đồ nào chưa dùng đến vào gọn gàng, vừa bảo quản tốt hơn; trên bàn chỉ nên đặt các thiết bị điện tử thường dùng.

– Thư từ, giấy tờ, công văn, hồ sơ sổ sách,… nên có tập đựng hồ sơ theo từng ngăn riêng, để khi cần dễ dàng tìm kiếm.

– Có thể gắn tag/nhãn dán tên, mã số liệu hồ sơ ở đầu mỗi tủ hoặc bìa đựng thể tiện quản lý hơn và bổ sung khi làm việc nhanh chóng.

– Hạn chế để quá nhiều đồ văn phòng phẩm trong hộc tủ bừa bãi sẽ khó tìm kiếm, và dễ hỏng đồ.

– Sau mỗi sự án, sự kiện… nên dành thời gian sắp xếp lại giấy tờ, văn phòng phẩm cẩn thận lại, cái nào còn sử dụng, cái nào cần lưu trữ phân loại riêng ra.

– Đặc biệt, cuối ngày nên xếp giấy tờ, đồ dùng gọn gàng trước khi ra về, và lau dọn bàn vào ngày hôm sau để bàn ghế gọn gàng, tinh thần làm việc sẽ thoải mái hơn.